¿Cómo hacer un oficio de petición en México?

Un oficio es un documento protocolar que se redacta para asuntos administrativos formales en aras de realizar una petición, emitir un comunicado, etc. ya que es protocolar y formal es preciso que el redactor sepa cómo hacer un oficio para realizarlo de la mejor manera posible y conocer su estructura. Este artículo fue redactado para brindarte esa información.

¿Qué es un oficio?

Un oficio es un documento protocolar que se redacta con la intención de formalizar una solicitud, un comunicado o una resolución específica a una institución determinada, esta puede ser privada o pública, una institución educativa o un ente del Estado, una persona o una empresa, etc.

La formalidad y el seguimiento de un tipo de redacción pulcro, protocolar y con bastante seriedad son algunas de las características de estas cartas de oficio, se maneja por naciones un protocolo a seguir o una forma de redactar este tipo de documentos, así como se manejan otros actos formales como la posición de los cubiertos en una mesa, etc.

Actos protocolares en sí mismos que demuestran seriedad, formalidad, profesionalismo y otras cualidades de la persona que los realiza, de la institución que los expide o del gobierno que los publica.

Nos enfocaremos en los oficios que son realizados por las empresas en particular, sean públicas o privadas que generalmente tienen la intención de hacer pública una minuta, un comunicado oficial, etc.

Por supuesto cada oficio responde a una intención determinada. Pueden tener la intención de dirigirse a cierta autoridad para realizar una petición importante,  también pueden contener un requerimiento o una solicitud a una empresa. También es posible que se realicen para solicitar una consideración o reconsideración, puede ser una explicación de motivos, etc.

Hablaremos de la forma o estructura de los oficios más que del fondo o contenido del mismo, aunque al final del artículo te dejaremos algunas recomendaciones que pueden ayudarte a mejorar ese contenido.

Un oficio se diferencia de las cartas de petición en que esta última es una carta o un documento que se redacta para pedir algo de manera oficial, mientras que el oficio se enfoca más en hacer un comunicado oficial escrito sobre situaciones o asuntos referentes a administraciones públicas o privadas.

Un oficio también puede ser una solicitud o petición de algo pero regularmente se dirigen a oficinas de una empresa, una institución, un ente u organismo del Estado, etc. a diferencia de las solicitudes que tienen un abanico más amplio de direcciones, puede ser una solicitud de empleo, de ayuda económica, de cualquier cosa.

Existen por supuesto, diversos tipos de documentos dentro de las especificaciones protocolares de los escritos, tenemos los oficios, las solicitudes, los memorando, los informes, etc. cada uno responde a una utilidad o intención específica aunque puedan parecerse bastante.

La forma o la estructura del escrito dependerá enteramente del tipo de documento que desees realizar o que te soliciten, aunque si es formal muchos pueden compartir datos formales similares.

De igual manera te recomendamos especificar e investigar sobre el escrito que estarás a punto de realizar para que este sea realizado correctamente y no ocurra que estés realizando un informe con la estructura de un oficio, pues el impacto al ser leído será diferente y desfavorecedor si tiene esas incongruencias.

Puedes hacer esta investigación en diccionarios como el de La Real Academia Española, manuales de forma como APA, normas sobre los escritos como las Vancouver, etc. que brindan en ocasiones formatos para hacer este tipo de escritos.

Clasificación

Los oficios se clasifican de dos formas, en primer lugar lo hacen dependiendo del destino al que van dirigidos y/o su procedencia institucional. En segundo lugar si están dirigidos a una persona o a varias.

Oficios por destino

• Oficio interior: Es denominado oficio interno cuando es redactado y enviado a dentro de alguna oficina empresarial, gubernamental, institucional, etc.

Es decir, si el documento se moviliza dentro de la institución. Si es dentro del mismo edificio es un oficio interior local, mientras que si es entre dos edificios, sedes de instituciones asociadas, entre un ministerio y otro, etc. es un oficio interior foráneo.

• Oficio exterior: Es denominado oficio exterior si el documento es redactado con dirección a alguna institución ajena a la que lo emite, puede ser que una empresa lo emita para el público general o para una entidad específica que no se relaciona de ninguna manera con la que lo escribe.

Un ejemplo de esto puede ser cuando una empresa redacta un oficio a otra que no pertenece a la misma filial, una franquicia se dirige a una institución, etc.

Oficios por cantidad de personas

• Oficio directo simple: Se denomina de esta forma al oficio que es redactado para una sola persona en específico, su dirección en bilateral (entre el emisor y el receptor del documento), generalmente estos oficios van dirigidos a una autoridad o titular específico de una empresa.

Su validez dependerá de si es una institución o una entidad la que lo emite (por lo tanto tendría validez oficial) o si es una empresa quien la redacta (tendría validez empresarial).

• Oficio múltiple: Este como su nombre lo indica tiene una dirección multilateral. Es redactado o emitido por una persona pero está dirigido a diversas personas, aunque es la misma estructura que la del oficio anterior, la redacción con la que se forma es más general o universal.

¿Cómo hacer un oficio de petición?

Si te preguntas cómo hacer un oficio formal deberás tomar en cuenta algunos detalles:

• En primer lugar la cantidad de páginas es relativa al contenido del oficio
• El tamaño puede ser carta, A4 u oficio, no importa como lo decidas hacer
• Determina qué tipo de oficio vas a realizar
• Sigue las indicaciones protocolares (a continuación te explicaremos los datos que debe llevar)

Formato de un oficio

Los oficios generalmente deben contener los siguientes datos para cumplir con sus características y ser un oficio realmente:

• Fecha y lugar de expedición del documento (equina superior derecha)
• Número de expedición, más las siglas de la oficina o el departamento que lo redacta
• Datos de la institución que lo redacta
• Sello oficial (de la institución o municipio, las empresas pueden omitirlo)
• Datos del destinatario (nombre completo, cargo o nombre de la institución a la que va dirigido el oficio)
• Asunto (muy breve descripción del oficio)
• Cita de oficios antecedentes o referencias previas (si existen)
• Cuerpo o contenido del oficio (comenzando con una introducción breve y continuando con el mensaje principal)
• Despedida (atentamente o cualquier otra frase de despedida; nombre, cargo y firma del redactor)
• Si tiene una copia deberá colocarse c.c.p y la persona (con copia para)

Recomendaciones

• En este tipo de documentos no aplica el destinatario “a quien pueda interesar”, especifica la autoridad a la que te diriges, la persona o el cargo al que deseas que llegue el oficio con nombre, apellido y cargo.
• El asunto debe ser breve, claro y debe resumir lo que se dirá en el cuerpo del oficio, nunca debe ser algo completamente ajeno al mismo pues el asunto es lo que atrapa al lector y le dice si quedarse o no a leer todo el oficio.
• Apuesta por la claridad, evita los rodeos y escribe con total respeto y cordialidad. Si son varios asuntos o puntos tratados deberás separarlos por párrafos.
• Haz un repaso general del oficio una vez terminado, para detectar algún error ortográfico o de redacción y mejorar su pulcritud.

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