Factura de Venta: requisitos y ¿cómo hacer una?

Factura de venta, documento con valor legal y fiscal mediante el cual se registra una compra de un bien tangible o un servicio, y por ser de naturaleza mercantil en ella se debe indicar toda la información necesaria de la operación de compraventa. Sigue leyendo para conocer sobre los tipos que existen, que partes la componen, quienes deben expedir una factura y mucho más.

FACTURA DE VENTA

Que es la Factura de Venta

La factura de venta es un instrumento mercantil de carácter legal y fiscal que se emite como constancia de una operación de compraventa de un bien tangible o por el pago de un servicio prestado. Por su parte el Código de Comercio de Colombia estipula en su articulado número 772, refiriéndose a una factura:

-Se establece como un título valor, por el cual un vendedor o prestador de un servicio podrá emitir, expedir y otorgar a la persona o ente que adquiere el bien o se beneficia del servicio, con la finalidad de que dicho título valor documente la operación de compraventa efectuada-

Realizada la operación de consumo el emisor de la factura de venta está en el deber expedir un original más dos copias. A fin de cumplir con todos los efectos legales de la factura de venta, el original y sus copias serán consignados de acuerdo a lo siguiente:

  • Original rubricado y sellado por el vendedor quedara en manos del comprador como título valor negociable.
  • Una primera copia la deberá conservar el receptor de la factura
  • La otra copia quedará en poder del emisor, para sus registros contables

Muy Importante a Tener en Cuenta

Es importante destacar un principio básico fundamental de la factura de venta, y es que solo se deberá emitir y otorgar una vez que la operación de compraventa se haya realizado. No se podrá emitir en ningún caso una factura de venta bajo la suposición de que se dio o puede dar la entrega real y física del bien adquirido, o por cumplirse el servicio prestado acordado en un contrato.

factura de venta

Tipos de Factura de Venta

Existen varios tipos de facturas, según su contenido podemos encontrar las facturas de venta del tipo:

  • Rectificativa
  • Recapitulativa

Desde el punto de vista de su valor legal se presenta la factura conocida como proforma con su respectivo original, duplicado de la factura y su copia. De igual forma por la cantidad de requisitos se pueden dar las facturas de venta del tipo:

  • Ordinaria
  • Simplificada

Mientras que por el medio que se transmite o emite se puede decir que son factura de venta impresa en papel o del tipo electrónica. Veamos a continuación las descripciones de los tipos de facturas de venta más frecuentes

Ordinaria

La factura ordinaria contiene todos los requisitos exigidos por la ley, es además la más usada. Este tipo de factura es constancia fiel de una operación de venta, con la respectiva entrega del bien comprado o el suministro del servicio. Los requisitos que contiene una factura de venta del tipo ordinaria son:

  • Número de factura
  • Fecha de expedición
  • Nombre apellidos en caso de persona natural o razón social si es persona jurídica
  • Número de identificación fiscal
  • Domicilio fiscal tanto del emisor como del comprador
  • Descripción de la operación comercial u objeto de la compra
  • Tipo impositivo del IVA
  • Porcentaje de retención impuestos que corresponda según el país
  • Cuota tributaria
  • Importe total a pagar
  • Fecha de entrega o en que se haya producido la operación objeto de la factura

Además de la factura ordinaria se pueden derivar las facturas: rectificativa y la recapitulativa.

Factura de Venta Simplificada y Completa

Las facturas de acuerdo al contenido de requisitos o datos pueden ser facturas simplificadas o simples o bien facturas de venta del tipo completa. Si la factura de venta cumple con todos los requisitos y datos fiscales fijados por la normativa legal estaríamos ante una del tipo completa. Pero si la factura suministra solo algunos de los datos se denominaría entonces una factura de venta del tipo simplificada o simple.

Las facturas de venta simple solo sirven como documento que constata que se realizó la operación comercial. En esta factura no se imprimen los datos que identifican al comprador. Ejemplos de este tipo de facturas son:

  • Tickets de máquinas registradoras
  • Recibos de pagos por punto de ventas

No obstante si el que adquiere el bien o servicio requiere de su comprobante por el impuesto al IVA, el vendedor está en la obligación de emitir una factura de venta del tipo completa. Los requisitos mínimos para que una factura sea del tipo simplificada son los siguientes:

  • Datos fiscales del vendedor o el que emite la factura
  • Breve descripción y/o codificación del objeto o servicio entregado
  • Valor monetario de la operación comercial realizada

Rectificativa

Cuando se cometen errores de datos o valores en una factura ordinaria, se realizan devoluciones por parte del comprador, o bien sea que después de la operación de compra y venta se originan descuentos por bonificaciones, se da el caso entonces de necesitar emitir una factura de venta por rectificación. Por lo que la factura rectificativa es aquella que corrige algún error o soluciona un evento posterior a la compraventa.

Se debe tener conocimiento que existe un plazo para la emisión de una factura de venta rectificativa, el cual va a depender de la normativa fijada para tal fin en cada país. Así como solo podrá ser expedida una vez se tenga constancia de haberse subsanado, corregido, producido la devolución, y todo aquel motivo que originó o causo el error en la factura ordinaria.

Cabe destacar que en una misma factura rectificativa es posible dejar constancia de varias facturas con diferentes motivos de rectificación. En estos casos se deberá identificar muy explícitamente cada una de las facturas ordinaria objeto de rectificación.

Los datos o requisitos de la factura rectificativa son los mismos que contiene una factura ordinaria, pero adicionalmente deberá contener:

  • Datos fiscales de la factura rectificada: número de factura y fecha de su emisión
  • La rectificación que se realiza
  • Condición de la factura rectificativa
  • Descripción del o los motivos que causan la rectificación y por ende la nueva factura de venta
  • El tipo impositivo y el resultado de la cuota
  • Se debe reflejar la rectificación efectuada, indicando directamente su importe. Este puede ser positivo o negativo

Recapitulativa

La Factura Recapitulativa es un tipo de factura de venta que puede emitir una empresa o persona jurídica cuando realiza varias transacciones comerciales en un mes con un mismo cliente o proveedor. A través de este tipo de factura de venta se pueden aglutinar diferentes operaciones de compraventa en un solo documento fiscal.

Esta factura facilita el manejo contable, ya que se contabilizan las operaciones con un mismo cliente de forma agrupada y mensual. La forma de realizar una factura de venta recapitulativa cuando se tiene un cliente al cual se le ha prestado varios servicios en un mes es:

  • Emitir una sola factura con todos los requisitos fijados en la norma
  • Describir cada uno de los servicios prestado y el día del mes en que se hicieron

Con la emisión de este tipo de factura se ahorra en material y tiempo, al requerir una sola. Y por ende se le hará un solo seguimiento de cobro.

Datos e Información de una Factura de Venta Recapitulativa

Además de los datos que se exigen en una Factura ordinaria, la Recapitulativa debe también indicar otros datos e información, tal como:

  • Indicar que se trata de una Factura Recapitulativa
  • Poseer una numeración Correlativa y sin saltos
  • Indicar una fecha de expedición
  • Incluir los datos fiscal del emisor y receptor de la Factura

La Fecha de emisión de la Factura se corresponderá con el último día del mes que se realizó o llevo a cabo una operación o servicios con el cliente.

Factura Proforma

La factura proforma solo estipula un acuerdo acreditativo entre el cliente y el proveedor o comprador y vendedor. Por lo tanto este tipo de factura no tiene validez legal, no posee un número fiscal de control ni requiere obligatoriedad de firma, Los requisitos mínimos o datos de una factura proforma son los siguientes:

  • Encabezado de la factura de forma visible con la indicación proforma
  • Fecha de expedición
  • Datos fiscales del cliente
  • Tiempo máximo de validez

Variantes de una Factura de venta

Además de los tipos vistos anteriormente, en la factura de venta se pueden dar las siguientes variantes:

  • Copia: Sirve como documento de constancia de la operación realizada para el emisor de la factura, posee los mismos datos que la factura de venta original. La copia debe estar debidamente identificada como tal para poder diferenciarla de la original. El original quedara en posesión del receptor de la factura o comprador.
  • Duplicado: Sirve como sustituto en caso de extravió del original y queda en tenencia del receptor o comprador. Posee los mismos datos que contiene el original. Debe indicar que es el duplicado y poder diferenciarlo del original, en caso de que reaparezca el original extraviado.
  • Factura electrónica: Es un tipo de factura que se emite de forma electrónica. Por lo general el formato usado para la emisión de este tipo de factura es el XML. Formato que tiene valor legal y por tanto no es necesario portar la factura física.

Cuando Expedir una Factura de Venta

Una factura de venta se expide por requerimiento de los asuntos tributarios principalmente. En cuanto a esto la ley demanda que cuando se establezca una venta y para que esta tenga valor legal y fiscal el vendedor deberá emitir una factura de venta, entonces es cuando se expide.

Partes de una Factura de Venta

Lo relevante de elaborar de forma correcta una factura de venta, es saber cuáles son cada una de las partes obligatorias y así no olvidarse incluir ninguna de ellas. A continuación se nombran cada una de las partes de una factura

  • Información fiscal del emisor y el receptor de la factura: Razón social, nombre y apellidos en caso de ser persona natural, NIF o CIF, domicilio fiscal, número de teléfono y correo electrónico
  • Número de la factura
  • Fecha de emisión
  • Concepto por el que se emite la factura
  • Base imponible
  • Retención IRPF
  • Impuesto retención IVA, en ciertos casos la factura puede estar exenta de IVA
  • Importe total
  • Forma de pago
  • Fecha de vencimiento
  • Firma del emisor

Partes Según el Estatuto Tributario de Colombia en el Artículo 617

Las partes o requisitos de una factura de venta según el estatuto tributario vigente de Colombia en su artículo número 617, determina que son los siguientes:

  • Apellidos y nombre o razón social, así como NIT del vendedor o emisor
  • Denominación expresa de ser factura de venta
  • Apellidos y nombre o razón social, así como NIT del comprador o recetor, junto con la discriminación del IVA pagado
  • Número impreso correlativo de facturas de venta
  • Fecha de su expedición
  • Descripción de los objetos vendidos o servicio prestado
  • Valor total de la operación comercial
  • Nombre o razón social junto con el NIT del impresor de la factura
  • Calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

Factura de Venta como Título Valor.-Requisitos en Colombia

Además en el mismo estatuto tributario define unos requisitos mínimos para que la factura de venta tenga validez legal. Estos requisitos mínimos de igual forma se describen en el artículo 774 del código de comercio colombiano refiriéndose al 617 de la ley tributaria, que señala lo siguiente:

  • Se debe indicar la fecha de vencimiento de la factura. De no indicarse se dará por entendido que vencerá pasados los treinta días calendario posterior a la emisión
  • Indicar la fecha de recepción de la factura, con identificación o firma de quien recibe
  • El emisor o vendedor debe dejar constancia en el original de la factura, el estatus de pago o remuneración y cuáles son las condiciones del pago

Las Facturas en Chile

En Chile a fin de dar valor legal a una operación comercial y servir como comprobante fiscal para los contribuyentes, se contemplan varios tipos de facturas, dentro del sistema tributario nacional. Cuando se emite cada tipo, va a depender del objeto de la operación comercial así como del tipo de intercambio. A continuación se enumeran los tipos de factura en Chile:

  • 1 Factura de Venta
  • 2 Factura de Compra
  • 3 Factura de Compra de Terceros
  • 4 Factura no Gravada o Exenta de IVA
  • 5 Factura de Exportación
  • 6 Factura electrónica

Las facturas en Europa – España

Las facturas en Europa las reglamenta la Unión Europea según el estatuto Nº 2454/93. Y en España posterior a ese estatuto se rige por el Real Decreto Nº 1619/2012. A partir de allí se reglamentan los requisitos de las facturas. Por lo que tanto el original como las copias de las facturas de venta deben poseer los siguientes datos o requisitos:

  • Número correlativo y serie de la factura
  • Nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal NIF del emisor
  • Lugar y fecha de emisión de la factura
  • Nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal NIF del receptor
  • Descripción de la operación comercial y la cantidad vendida
  • Precio unitario y valor total de la operación comercial
  • Tipo de tributación y cuota, es decir tipo de IVA aplicado
  • Sello de la razón social emisora de la factura como señal que el documento es original y válida. En el caso de la copia, dirá COPIA DE FACTURA
  • Cuando sea una operación comercial internacional, debe aparecer el término de entrega que se aplica
  • Las facturas emitidas en los territorios de las Islas Canarias, Ceuta y Melilla, no se aplica el IVA.
  • En las facturas emitidas en el archipiélago Canario deben incluir IGIC.
  • Mientras que las facturas emitidas en Ceuta y Melilla deben incluir el IPSI.

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