Este artículo fue creado para explicarte todo lo relacionado con la cuenta de cobro, la cual funciona como documento equivalente a la factura cuando los proveedores, contribuyentes o vendedores no están en la obligación de emitirlas y aún así necesitan llevar un control de las obligaciones que adquieren con sus compradores.
Cuenta de cobro en Colombia
Cuando hablamos de cuenta de cobro nos referimos al documento que equivale a una factura, en caso de que esta última no sea emitida. Esto lo hacen las personas naturales que hagan ventas y necesiten cobrar deudas o pagos a sus deudores.
Estas personas naturales deben pertenecer al régimen simplificado, lo que no los obliga a emitir una factura para hacer el cobro de los productos o servicios que prestó a su deudor.
Sin embargo, como es necesario que exista un documento que acredite el recibo del pago de la venta de un producto la cuenta de cobro existe para suplir esa necesidad. En otras palabras, es un comprobante informal de recibimiento de un pago que es utilizado internamente por la empresa, el negocio o la persona que presta el servicio o vende el producto.
Te preguntarás por qué es informal, esto es porque no funciona como documento contable fiscal o legal, además de que es un comprobante dentro de la actividad contable de un vendedor perteneciente al régimen fiscal, este régimen en sí mismo es informal.
Régimen simplificado
Cuando hablamos de «régimen simplificado» nos referimos a aquella legislación tributaria que es aplicada en Colombia a los pequeños contribuyentes, según el artículo 499 del Estatuto Tributario:
Al Régimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas…
Es decir, personas naturales que vendan en pequeñas cantidades o presten servicios de forma individual y que de igual manera deberán pagar impuestos sobre los ingresos obtenidos respecto a esas ventas.
Se utiliza como mecanismo regulador para fijar el pago de impuestos, este régimen simplificado exime a los pequeños contribuyentes de algunas obligaciones para con el Estado, así como prohibe algunas cosas como adicionar el monto del IVA al precio de las ventas de sus productos o la prestación de servicios.
En el régimen común el vendedor está en la obligación de emitir facturas, cobrar IVA, declarar el IVA y la renta, así como llevar contabilidad legal de sus ventas e ingresos. En el régimen simplificado el vendedor no se encuentra en obligación de realizar ninguna de esas cosas, debe llevar una contabilidad simplificada o en su defecto el libro fiscal diario para registrar su actividad.
Es por esto que suele verse el régimen simplificado como algo informal a diferencia del común que sí dota de formalidad a los vendedores que pertenezcan a él. De igual manera se necesitan ciertos requisitos para pertenecer al régimen simplificado:
- El vendedor solo debe tener un (1) establecimiento, local, oficina, sede, etc. donde preste su servicio o venda sus productos, como cantidad máxima de negocios.
- En este establecimiento no pueden realizarse actividades bajo la modalidad de franquicia, regalía, concesión o cualquier otra actividad «que implique la explotación de intangibles».
- El vendedor no debe ser un usuario aduanero antes o durante el desarrollo de su actividad comercial
- Sus ingresos por actividad comercial, consignaciones bancarias, inversiones financieras y/0 sus contratos de ventas de bienes individuales no deben tener valores mayores a los 3500 UVT
Sobre el libro fiscal el Estatuto tributario indica en su artículo 616 que funciona como registro de operaciones realizadas por la empresa, el establecimiento o la persona natural en calidad de vendedor y contribuyente, el mes mismo es preciso que:
se identifique el contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.
¿Qué NO es una cuenta de cobro?
Una cuenta de cobro no es un documento legal con valor ejecutivo, por valor o mérito ejecutivo entendemos que es:
la característica que permite ejecutar o exigir judicialmente la obligación contenida en un documento, contrato o título valor.
Es decir, una cuenta de cobro no puede exigir el pago del deudor por vías judiciales en caso de que se incumpla la obligación o el acuerdo entre el vendedor y el deudor respecto al producto.
Individualmente una cuenta de cobro no tiene aval legal, sin embargo puede tenerlo si se acompaña con algún otro documento que sí tenga mérito ejecutivo. Estos documentos sí permiten que el vendedor demande el cobro judicial de una obligación comercial ante un juez que ordene el pago de la deuda. Estos pueden ser un contrato o una factura.
Generalmente las cuentas de cobro son enmarcadas dentro de la definición de derecho personal de las cosas incorporales, estos derechos personales son definidos en el artículo 666 del Código Civil como aquellos créditos que pueden reclamarse a personas que han adquirido una obligación (por un hecho suyo o la sola disposición de la ley), pone de ejemplo la obligación entre un prestamista contra su deudor por el dinero prestado.
Las cuentas de cobro existen como derechos personales que puede realizar el vendedor para exigir el pago de un producto, pero toma en cuenta que no existen como documentos fiscales válidos para hacer el cobro legalmente. No son documentos con validez de soporte contable, soporte fiscal o recibo legal.
Es importante que tomes en cuenta el hecho de que aquellos contribuyentes, que hagan cuentas de cobro y las utilicen para hacer un soporte fiscal de su actividad serán sancionados con el cierre del establecimiento o con sanciones similares.
Esto porque las cuentas de cobro no sustituyen a una factura y quienes no pertenezcan al régimen simplificado sino al régimen simple tienen la obligación de emitir facturas.
Es posible que cambies de régimen conforme vaya aumentando tu ingreso y se vaya expandiendo tu negocio, si llevas una contabilidad simplificada con el uso de las cuentas de cobro toma en cuenta que al inscribirte al régimen simple deberás cambiar a las facturas para hacer un soporte fiscal válido y evitar todo tipo de sanciones.
Formato de cuenta de cobro
Como no son documentos formales no tienen un formato único y reglamentario, puedes realizar una cuenta de cobro de la forma en la que deseas, una narración o un listado con los datos necesarios. En todo caso solo es importante que destaques los datos del deudor, de la deuda, entre otros.
Ya que es una constancia de la deuda que resultó de la venta de un producto y que servirá para la contabilidad que realices de tu actividad comercial, es necesario que incluya ciertos datos, estos serían:
- Fecha en la que se genera la deuda
- Nombre y apellido del deudor
- Identificación
- Dirección del deudor
- Alguna forma de contactarlo (número de teléfono, correo, etc)
- Información del acreedor, beneficiario o la empresa:
- Razón social o nombre de la empresa
- Registro Único Tributario (RUT)
- Nombre y apellido del beneficiario
- Identificación
- Concepto de la deuda adquirida
- Forma de pago
- Firma de quien hace el cobro
- Firma del deudor
La idea de solicitar estos datos es que la cuenta de cobro funcione como documento completo para avalar la existencia de la deuda, se lleve una organización contable y se permita la facilidad del cobro de la obligación.
Se recomienda anexar una copia del Registro Único Tributario (RUT) a la cuenta de cobro, para hacer de la misma algo más formal. Sin embargo, como indicamos anteriormente solo acompañada de documentos con méritos ejecutivos como un contrato, es que puede adquirir un valor legal.
Soporte de costos con una cuenta de cobro
Como indicamos anteriormente, es sancionado legalmente con el cierre del establecimiento a todo contribuyente que se encuentre en la obligación de facturar y en su soporte de costos no lo haga con facturas sino con otro documento equivalente (como las cuentas de cobro).
Para los pequeños contribuyentes y todas las personas naturales que pertenecen al régimen simplificado también es necesario hacer un soporte de los cobros de la prestación de sus servicios o de la venta de sus productos. Lo ideal es hacerlo con facturas, sin embargo, es posible hacer un soporte para reconocer las deducciones de su inversión con base en las cuentas de cobro.
Igualmente el soporte de costos que realiza el comprador puede exigir que se emita la cuenta de cobro, en todo caso por ser un documento equivalente solo bastará que el comprador especifique que el proveedor no pertenece al régimen simplificado.
Así como las facturas reconocen el pago de un servicio, las cuentas de cobro reconocen las obligaciones entre el deudor y el proveedor (como derecho personal tal como lo explica el código civil). Es por esto que pueden utilizarse para hacer un soporte fiscal válido.
Por supuesto, para que esto pueda ser posible la cuenta de cobro debe tener los datos indicados anteriormente: nombre o razón social de la empresa, RUT y NIT o los nombres, apellidos y la identificación del proveedor; nombres, apellidos, identificación, contacto y dirección del deudor; concepto de la deuda, monto de la misma, fecha en la que fue adquirida y firma del deudor y del proveedor.
Ya que hemos indicado que la cuenta de cobro no funciona como aval legal y por lo tanto no funciona para el soporte fiscal legal, te indicaremos lo que debe tener una factura en caso de que optes voluntariamente por emitir facturas (omitiendo el valor agregado del IVA al costo del producto o del servicio, por supuesto).
Deberás obtener la autorización de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para hacer la numeración de las facturas (así no estés obligado a expedirlas)
Una factura es el documento en el que se debe detallar las mercancías compradas o los servicios recibidos por un proveedor, la cantidad de productos, el importe, los datos de la empresa y los datos del comprador. Generalmente debe tener los siguientes datos:
- Número de factura
- Fecha de expedición
- Datos de la empresa, proveedor o vendedor que la expide
- Nombre, apellido y número de identificación del comprador
- Productos comprados o servicios adquiridos
- Subtotal del costo
- Descuento por IVA (recuerda omitirlo si estás en el RS)
- Valor total
- Valor pagado por el comprador
- Medio o forma de pago utilizada
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