Inscripción de la empresa en la Seguridad Social (España)

Para comprender y tener bien claro por qué se debe realizar la Inscripción de cada empresa en el Sistema de Seguridad Social de España, es sumamente importante conocer otros aspectos como su definición, su importancia, funciones y estructura. En este artículo le enseñamos todo lo que debe saber sobre la inscripción de la empresa en la seguridad social en España, los costos del trámite, modelo en la seguridad social y más.

Sistema de Seguridad Social de España

Son medidas que tienen como finalidad principal la protección de los ciudadanos y trabajadores contra aquellos eventos negativos que puedan presentarse en la empresa o en alguna situación relacionada con la misma, es posible que sus condiciones de trabajo o vivienda sean estables, pero también es posible que puedan surgir imprevistos en la relación laboral y deben ser resueltos. Es decir, toda empresa es responsable por la seguridad y salud en el trabajo de cualquiera de sus empleados, dentro y fuera de sus instalaciones.

La Seguridad Social está garantizada en el artículo 41 de la Constitución de España bajo este texto:

“Los poderes públicos mantendrán un régimen público de Seguridad Social para todos los ciudadanos que garantice la asistencia y prestaciones sociales suficientes ante situaciones de necesidad, especialmente en caso de desempleo. La asistencia y prestaciones complementarias serán libres”;

Adicional a lo dictaminado en el artículo 41 de la Constitución española, vigente desde 1978 y que se acaba de hacer mención, en la actualidad el Sistema de Seguridad Social encuentra su regulación básica en el Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, que entró en vigor el 2 de enero de año 2016.

El Sistema de Seguridad Social engloba una modalidad contributiva, de ámbito profesional y financiación según las cotizaciones de los afiliados; y una modalidad no contributiva, de ámbito universal y financiación a cargo de aportaciones de los Presupuestos Generales del Estado.

Importancia y funciones

Es de suma importancia, principalmente porque se encuentra reflejado en la Carta Magna Española y debe darse cumplimiento obligatorio. Cada empleado podrá contar con la protección por parte del Estado ante su empleador en caso de ser víctima de algún accidente laboral o padecer una enfermedad ocupacional debido a la actividad desempeñada, disfrutando entonces de las cotizaciones válidas hasta ese momento. Será el Estado quien se encargue de brindar la seguridad social requerida en caso de que ocurra alguna situación que amerite la intervención para la salvaguarda del empleado.

La inscripción de la empresa en la seguridad social garantiza los fondos de Reserva de la Seguridad Social del país.

Claramente se expresa en el Artículo 138 de la Ley General de la Seguridad Social que “se establece la obligatoriedad de todo empresario, previa a la realización de la primera contratación, de solicitar la inscripción de la empresa en la Seguridad Social, mediante la presentación del impreso oficial establecido al efecto, en el que se harán constar todos los datos necesarios para la perfecta identificación de la empresa”. Esto con el fin de poder conocer con exactitud el tiempo de la relación laboral entre el empleador y el empleado, y las condiciones de trabajo en las cuales se encuentran para poder tomar las acciones necesarias, dependiendo de la situación.

Estructura del Sistema

Como todo sistema en el mundo, es necesario seguir una estructura para guiar cada procedimiento de acuerdo a las necesidades.

El Sistema español de Seguridad Social está integrado de la siguiente manera:

El Régimen General, el más aplicado en la mayoría de los casos y supletorio de los demás. Incluye como sistemas especiales:

  • Trabajadores fijos discontinuos de empresas de estudio de mercado y opinión pública.
  • Trabajadores fijos discontinuos de cines, salas de baile y de fiestas y discotecas.
  • Manipulado y empaquetado del tomate fresco, realizadas por cosecheros exportadores.
  • Servicios extraordinarios hoteleros.
  • Industria resinera.
  • Frutas, hortalizas e industria de conservas vegetales.
  • Agrario (se integró desde el 1 de enero de 2012).
  • Empleados de Hogar (se integró desde el 1 de enero de 2012).

Asimismo, antiguos regímenes especiales también quedan integrados, como lo son:

  • Artistas.
  • Profesionales taurinos.
  • Representantes de comercio.
  • Los Regímenes Especiales para determinadas actividades profesionales por su naturaleza, sus peculiares condiciones de tiempo y lugar o por la índole de sus procesos productivos:
    • Trabajadores autónomos.
    • Minería del Carbón.
    • Trabajadores del Mar.
    • Funcionarios civiles (Muface), que no se aplica a los funcionarios de nuevo ingreso.

Estos regímenes especiales están regidos por los principios de homogeneidad y de tendencia a la unidad con el Régimen General.

Solicitud de Inscripción

La inscripción de la empresa en el Sistema de Seguridad Social de España es un proceso estrictamente obligatorio, amparado bajo el artículo 41 de la Constitución española y que debe llevarse a cabo por el Empresario antes del inicio de la actividad laboral (lucrativa o no, pública o privada) y por supuesto antes de realizar la primera contratación de personal, para la asignación de su código cuenta de cotización.

Código de Cuenta de Cotización (CCC)

En España se emplea el Código de Cuenta de Cotización (CCC), un código numérico (11 dígitos) que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna a las empresas y empleadores cuando se inscriben y por el que las identifica en el pago de las cuotas.

Este código cuenta con una estructura completa, la cual se describe a continuación:

Código provincial (2 dígitos) – Número de inscripción – Dígitos de control (2 dígitos). Suele ir precedido por el código del régimen de seguridad social, siendo el más empleado el del régimen general (0111).

Empresarios (definición y tipos)

Se conoce como Empresario a toda persona natural o jurídica, pública o privada, a la que prestan sus servicios, con la consideración de trabajadores por cuenta ajena o asimilados, las personas comprendidas en cualquier régimen de los que integran el Sistema de la Seguridad Social, aunque su actividad no esté motivada por fines de lucro.

Tienen carácter de empresarios, los que se mencionan a continuación:

  • El Club o entidad deportiva con la que los deportistas profesionales estén sujetos a la relación laboral especial.
  • El organizador de espectáculos públicos respecto de los artistas.
  • El organizador de espectáculos taurinos respecto de los profesionales taurinos.
  • Las Diócesis y los organismos supradiocesanos respecto de los clérigos.
  • El Departamento Ministerial, organismo, o dependencia de quien recibe los haberes para el personal español contratado al servicio de la Administración Española en el extranjero.
  • El titular del hogar familiar en el Sistema Especial para Empleados de Hogar.
  • El naviero, armador o propietario de instalaciones marítimo pesqueras en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar.

El Empresario hará constar, al momento de realizar esta solicitud, su entidad gestora y sus colaboradores, tanto para la protección frente a las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales, como para la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.

Procedimiento de Afiliación

El trámite consiste en la asignación de un número para la identificación y control de las obligaciones de la empresa en el respectivo Régimen del Sistema. Este código es considerado como el principal Código de Cuenta de Cotización y deberá ser solicitado ante la Tesorería General de la Seguridad Social a través de su página web; específicamente en el apartado del Sistema de Seguridad Social. Una vez allí, debe rellenarse el formato modelo TA.6 con los datos correspondientes como lo indica el instructivo que se presenta allí.

Como se comentó anteriormente, los empresarios y empleadores, como requisito previo e indispensable a la iniciación de sus actividades laborales, solicitarán su inscripción en el Régimen General de la Seguridad Social, haciendo constar la entidad gestora (INSS) o la Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales que haya de asumir la protección por estas contingencias del personal a su servicio.

Si la empresa se encuentra prestando servicio comercial en varias ubicaciones del país, el empresario debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización utilizando el formato modelo TA.7 en cada una de las provincias donde ejerza actividad (lucrativa o no).

Para finalizar el proceso de solicitud deberá dirigirse a la oficina de Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana al domicilio de actividad y formalizar el procedimiento.

Pasos para la Afiliación formal (Recapitulación)

  • Rellenar el impreso oficial de inscripción de empresas (TA.6).
  • Elegir cobertura de la incapacidad temporal de los trabajadores entre el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o Mutua Patronal de Accidentes de Trabajo.
  • Solicitar cita previa en la Tesorería General de la Seguridad Social.
  • Acudir en fecha y hora a las oficinas de la Seguridad Social.
  • Entregar documentación necesaria en la administración para el alta de la empresa.
  • Entrega de código cuenta de cotización de la empresa para alta de futuros trabajadores.

Validez del Registro

Cada inscripción del empresario será única y válida en los regímenes del Sistema de la Seguridad Social en el que se haya registrado. Dicho registro contará con validez en todo el territorio del Estado y para toda la vida de la persona física o jurídica titular de la empresa.

Si llegase el momento de un cierre parcial o extinción total de la empresa u organización, el Empresario está en la obligación de enviar una comunicación de cese dentro de los seis días siguientes al cierre, a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social. De igual manera deberá comunicar en caso de que hubiese lugar para variaciones en los datos registrados al inicio de la solicitud. Es decir, todo cambio que se produzca en la información suministrada, deberá ser notificado al organismo competente. De lo contrario, puede darse de baja el registro por incumplimiento.

Modalidades de afiliación

Existen tres modalidades para cumplir con la inscripción y pueden llevarse a cabo por las partes interesadas; puede ser el empresario, el trabajador o la Dirección Provincial de la Tesorería de la Seguridad Social quienes se encarguen de hacer este trámite dependiendo de la situación.

1.- A instancia del empresario

Los empresarios están en la obligación de solicitar la afiliación al Sistema de la Seguridad Social de los trabajadores que sin estar afiliados comiencen la prestación de sus servicios dentro de la organización. Implicando la solicitud de afiliación el alta inicial en el Régimen General (Art. 24, Real Decreto 84/1996, de 26 de enero).

2.- A instancia del trabajador

También están obligados a solicitar su afiliación todos aquellos trabajadores por cuenta propia o asimilados que inicien actividades laborales y no se encuentren en esta situación. De la misma forma que cuando el empresario incumpla su obligación con trabajadores por cuenta ajena o asimilados éstos podrán solicitar su afiliación en el Sistema (Art. 25, Real Decreto 84/1996, de 26 de enero).

3.- De oficio

Comprobado el incumplimiento de la solicitud de afiliación por parte de trabajadores o empresarios, la Dirección Provincial de la Tesorería de la Seguridad Social podrá efectuar la afiliación de oficio obligados a través de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Art. 26, Real Decreto 84/1996, de 26 de enero).

Documentación a presentar al momento de la solicitud de afiliación

  • Impreso de inscripción de empresas TA-6.
  • Elección entre el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o Mutua Patronal de Accidentes de Trabajo para la cobertura de la incapacidad temporal de los trabajadores.
  • Original y copia de la escritura de constitución de la sociedad, debidamente inscrita en el Registro Mercantil, cuando se trate de sociedades.
  • Original y copia del Número de Identificación Fiscal (NIF).
  • Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del empresario, cuando se trate de empresas individuales, o del representante de la sociedad. Si el representante no figura como tal en la escritura de constitución de la sociedad, se deberá acompañar poder notariado.
  • Original y copia de la declaración de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.

Las altas (inscripción) y bajas (exclusión), iniciales o sucesivas, deberán reflejar formalmente la vida laboral de la persona dentro de la organización. El plazo para la presentación de altas será de hasta 60 días naturales antes del inicio de sus actividades, mientras que para la presentación de baja en la Seguridad Social a un trabajador será de 3 días naturales contados a partir del día siguiente al cese de la actividad laboral.

El empleador está obligado por ley a realizar el pago de cotizaciones a su empleado desde el primer momento en que se inicia la actividad laboral (formalmente o no). Dicho empleado tiene el derecho y la potestad de solicitar un informe denominado Certificado de vida laboral donde se acredita la información correspondientes a los pagos y cotizaciones.

Gestión y administración de la Seguridad Social

Los encargados de la gestión y administración de la Seguridad Social serán ciertos Departamentos ministeriales que tienen la obligación de revisar y verificar que se estén cumpliendo los procesos a cabalidad para poder brindar la asistencia necesaria en el tema. Si bien es cierto que el ente encargado de la inscripción de la empresa en la seguridad social será la Tesorería General de la Seguridad Social, los organismos competentes a la gestión y administración de fondos se describen a continuación:

  • El Instituto Nacional de la Gestión Sanitaria (INGESA), heredero del antiguo Instituto Nacional de la Salud (INSALUD).
  • El Instituto de Mayores y Servicios Sociales, para la gestión de las pensiones de invalidez y de jubilación, en sus modalidades no contributivas, así como de los servicios complementarios de las prestaciones del sistema de la Seguridad Social.

Se integrarán en la Agencia Estatal de la Administración de la Seguridad Social las siguientes Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social, así como su personal y funciones:

  • El Instituto Nacional de la Seguridad Social.
  • El Instituto Social de la Marina, en aquellos ámbitos que se correspondan con las funciones de Seguridad Social inherentes a la gestión del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar.
  • La Tesorería General de la Seguridad Social.
  • La Gerencia de Informática de la Seguridad Social.
  • El Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social.
  • Las Entidades gestoras de la Seguridad Social serán responsables de las prestaciones cuya gestión les esté atribuida.

La Tesorería General de la Seguridad Social tendrá como uno de sus objetivos principales la gestión recaudatoria de los recursos del sistema de la Seguridad Social, tanto voluntaria como ejecutiva, bajo la dirección, vigilancia y tutela del Estado; y estará acompañada en todo momento por otras entidades colaboradoras.

Cobertura de la Seguridad Social

La acción protectora de la Seguridad Social comprenderá:

  • La asistencia sanitaria (atención primaria y hospitalaria), en los casos de maternidad, enfermedad común o profesional y de accidentes, sean o no de trabajo.
  • La recuperación profesional en los casos anteriores
  • Prestaciones económicas en las situaciones de:
    • Incapacidad temporal.
    • Maternidad.
    • Muerte y supervivencia.
    • En sus modalidades contributiva o no contributiva.
    • Invalidez.
    • Jubilación.
    • Desempleo.
    • Las prestaciones de servicios sociales en materia de reeducación y rehabilitación de inválidos y asistencia a la tercera edad.
    • Igualmente, como complemento de las anteriores, los beneficios de la asistencia social.

Reserva Española para atención de Seguridad Social

Diversos fondos, en teoría, serán destinados a la Reserva española para atender los casos correspondientes.

La Tesorería General de la Seguridad Social en el año 2.00o constituyó un Fondo de Reserva de la Seguridad Social con el fin de dar respuesta a las necesidades en material de prestaciones contributivas del sistema de Seguridad Social. Los excedentes de ingresos que financian las prestaciones de carácter contributivo y demás gastos necesarios para su gestión se destinarían, siempre que la realidad económica y la situación financiera del sistema público de Seguridad Social lo permitieran, al citado Fondo de Reserva de la Seguridad Social.

El derivado de la gestión por parte de las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social de la prestación de incapacidad temporal por contingencias comunes, determinado de conformidad con las normas reguladoras del mismo, se destinará a dotar el Fondo de Reserva de la Seguridad Social, como se indicó antes para brindar la asistencia a quien así lo requiera y haya realizado los trámites de inscripción de la empresa en la Seguridad Social.

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