El formato de cotización con ejemplos

Al momento de crear una empresa, antes de brindar tus servicios tendrás que  presentar un estimado del costo de los mismos, para ello, se expide una cotización a conocimiento del cliente. Ahora bien, sí quieres hacer una cotización y no sabes cómo hacerlo, te señalo en este post cómo hacer un formato de cotización, ejemplos de formatos de cotización en Word y formatos de cotización en Excel. Te invito a seguir leyendo.

formato de cotizacion

El formato de cotización

Cuando quieres plasmar en papel una negociación comercial con el objetivo de poseer un soporte y, así tener claro los costos de la transacción, para que tanto el cliente como el ofertante manejen el mismo lenguaje, y dar continuidad con la negociación, sea esta una venta o compra. Tienes que tener un documento comercial que uses como un formato de cotización o presupuesto, esto lo puedes elaborar el Excel o en Word.

Como sabes, en economía un presupuesto es la cantidad de recurso monetario, es decir el dinero, para adquirir un bien o que se tenga que gastar para acometer un proyecto. Es entonces, la cifra de dinero estimada, de la que se tiene que disponer para la ejecución de un objetivo. El formato de cotización o presupuesto ayuda a colocar de manera ordenada las cifras de dinero que invertirás para realizar la transacción comercial.

Estos formatos son utilizados por los departamentos de finanzas, ventas, compras y contabilidad de las compañías y se usa para tener un soporte de lo acordado durante el acuerdo comercial. Este se usa para concretar  una negociación y para el cierre de la misma. También sirve para conversar de posibles descuentos sobre todo, cuando son ventas al mayor.

La figura de la cotización, es un documento base que tienen como punto de referencia las partes involucradas, sean estas el comprador y el vendedor. Con su uso, se pretende llevar un historial de futuras transacciones o adquisiciones de bienes y servicios similares, para más adelante realizar una cotización de un proyecto, así además un referente de cómo se iniciaron las negociaciones.   Siempre y cuando se tenga claro el alcance del proyecto.

Con un formato de cotización que tengamos en papel o digitalizado podemos buscar información de manera personal telefónica o por los medios electrónicos con el propósito de preguntar por unos productos o servicios, e incluso lograr negociar un posible descuento para realizar la compra o contratación. Además, el tiempo en que se realizará o se tendrá el producto negociado.

En un momento dado un formato de cotización permite validar los datos acordados durante el trámite comercial. En caso de que nosotros seamos la empresa o vendedor con una cotización o presupuesto en papel, se tendrá más accesible la información para un posible cliente. ¿Qué información tiene que tener un formato de cotización o presupuesto? Veamos:

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Datos de un formato de cotización diseñados en Excel o Word

Los formatos de cotización para que sean funcionales y cumplan su propósito, tienen que aportar los datos claros que fueron expuestos durante la negociación comercial. En el mismo tiene que aparecer los datos del ofertante y el demandante. Así como, los datos claros de los bienes o

servicios que se comercializan. Estos pueden ser formatos de cotización en Word o formatos de cotización en Excel.  A continuación se presenta un ejemplo para elaborar formatos de cotización.

  • En la celda superior del formato se tiene que colocar el nombre del negocio o del vendedor.
  • En caso de tener un logo se puede agregar en la parte izquierda del formato.
  • Del lado derecho, se ingresa el número de la cotización, esto sirve para llevar una referencia contable o codificación de la cantidad de formatos de cotizaciones distribuidas.
  • Debajo del nombre del negocio o del vendedor, se sugiere añadir una resumen del servicio que presta o productos que oferta.
  • Los otros campos a llenar, se coloca la información básica de contacto y datos o información a usar para identificar a la empresa o al cliente con que están negociando.
  • En la parte final se incluye los datos de cada uno de los servicios o productos que se están presupuestando. En las columnas de cantidad, precio unitario y precio total, se coloca en cifras la cantidad acordada en la venta o negociación.
  • Esta planilla o formato de cotización en Word o en Excel lo guarda en digital para luego imprimir y hacer llegar al cliente o también enviar por correo electrónico.

Uso del formato de cotización

Estos se usan al planificar una negociación, quien está a cargo de elaborar o solicitar un presupuesto constatará a los distintos proveedores a fin de solicitar el costo aproximado por producto y el monto total para decidir la adquisición de los bienes o servicios. En caso de ser el ofertante, por medio de la planilla o formato de cotización se informará a los prospectos del valor de lo que se ofrece, las condiciones y posibles descuentos en caso de realizarse la transacción.

Las personas o departamentos encargados de realizar este proceso, tendrán a la mano una herramienta que les ayudará para comparar los montos totales y escoger el que mejor se ajuste a su presupuesto. Al momento que el cliente o los clientes se interesan por la cotización de la empresa ofertante, es relevante para que la negociación avance, que el departamento de ventas esté al pendiente y realice el seguimiento de la propuesta con el potencial o potenciales clientes, para culminar con éxito la negociación.

Información en los formatos de cotización. Ejemplos

Se presentan algunos ejemplos de la información que debe agregar un formato de cotización ante una  solicitud de  elaboración de una página web, una cotización de remodelación o de construcción, según sea el caso. Estos no requieren un formato específico pero sí las condiciones que se van a cumplir.

Cotización para una remodelación

No existe un formato específico para presentar un formato de cotización para presupuestar una remodelación. Es este documento se tiene que presentar el costo aproximado de toda la remodelación sea este de una cocina, casa, jardín u otra remodelación solicitada. Las características o datos que tiene que llevar es el siguiente:

  1. Concepto del servicio que presta
  2. Costo del servicio
  3. Nombre de la empresa emisora del documento
  4. Tipo de servicio a llevar a cabo

Ejemplo de una cotización para elaborar una página web

  1. Se inicia con lugar y fecha, para ubicar tiempo espacio.
  2. Nombre del cliente, que solicitó el servicio
  3. Nombre de la empresa que ofrece el servicio.
  4. Propuesta de diseño y desarrollo de la página web: En este punto se presenta la propuesta, desarrollo y la página prueba del sitio Web.
  5. Alcance del proyecto: Para este ejemplo, se presenta una propuesta para desarrollar un Sitio Web con 15 ligas o páginas con información de calidad de acuerdo a las normas mundiales de diseño, uso y ergonomía. A fin de mostrar una buena imagen de la empresa y del cliente a todos los usuarios de la dirección URL.
  6. Se presenta la propuesta económica. Se desarrolla el concepto, se coloca el precio y costo total
  7. Se coloca una nota de despida y nombre de la empresa o persona responsable que ofrece el servicio.
  8. Vigencia de la cotización

Finalmente, se espera que esta información  ayude a realizar una cotización para dar información del costo de un producto o servicio que estén ofreciendo o le hayan solicitado. Recuerde colocar un tiempo de vigencia para que sea flexible con los cambios de precio que ocurren en el mercado de cada lugar.

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