Muchas personas emigran del país sin ningún tipo de documento y luego requieren o le solicitan un documento que anteriormente desconocían o simplemente no gestionaron, en este artículo puedes aprender todo sobre la legalización de documentos.
Legalización de documentos
La legalización de documentos es para dar como autentico la firma del -documentos públicos- y esta a su vez debe estar certificada por el Ministerio de Relaciones Exteriores para que pueda adquiere validez internacional.
¿Qué es la Apostilla?
Venezuela es uno de los ciento dieciséis países que se unió en la Convención de la Haya que deroga el requisito de legalización de documentos públicos internacionales en el año 1999. El proceso se realiza a través de un certificado llamado Apostilla -Apostille- el cual se le da validez ante cualquiera de esos ciento dieciséis países.
Por lo tanto, no se requiere autenticación diplomática para la comunicación legal con otro estado miembro de la convención. Las autoridades del estado emisor solo deben sellar los documentos con una «apostilla» para que sean válidos en el estado de destino.
El responsable de la emisión de la apostilla es el Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores -MPPRE- y cabe destacar que se puede hacer de dos maneras:
- Verificación de firma y sello húmedo.
- Firma electrónica y código de verificación.
Formalmente, ambos métodos de certificación son equivalentes. Sin embargo, en algunos países que mantienen relaciones activas con Venezuela, ciertas autoridades e instituciones requieren que los documentos venezolanos sean necesariamente certificados electrónicamente (en particular, las estructuras responsables de la educación en España exponen tales condiciones).
¿Qué se entiende por documento público?
Un documento público es un -documento- emitido por una autoridad competente que le da fe a su contenido. En Venezuela lo autoriza un funcionario público competente y este a su vez tiene facultad para dar fe pública dando veracidad a dicho -documento- y su legalidad se encuentra en el artículo 1.357 del Código Civil.
Se clasifican en:
- Registrales.
- Notariales.
- Judiciales.
¿Qué documentos se puede legalizar y apostillar?
Se pueden legalizar todos los documentos a continuación:
- Educación:
- Educación Básica (MPPE).
- Educación Universitaria (MPPEUCT).
- Legal:
- Civil:
- Civil (SAINGO).
- Civil (SAREN).
- Judicial:
- Judicial (SAREN).
- Judicial (MPPIJP).
- Laboral:
- Laboral (SAREN).
- Mercantil:
- Mercantil (SAREN).
- Mercantil (SENIAT).
- Civil:
- Identificación, Migración y Extranjería:
- General (SAIME)
- Salud:
- Biológica (SACS).
- Biomedicina (SACS).
- Epidemiología (MPPS/DGE).
- Farmacéutica (SACS).
- Sanidad Animal (INSAI).
- Sanidad Vegetal (INSAI).
- Seguridad Social (IVSS).
- Hospitalaria.
- Contraloría Sanitaria (SACS).
- Epidemiología (MPPS/DGE).
- Transporte:
- Aéreo (INAC).
- Marítimo (INEA).
- Terrestre (INTT).
- Militar
- General (MPPD).
¿Quién puede pedir una legalización de documentos?
Los titulares y/o representantes legales de dicho documento. En caso de representantes legales, debe poseer un poder debidamente autenticado por ante el SAREN o el consulado venezolano donde se encuentre.
Traducción de un documento
La traducción de un documento es un requisito que suele ser obligatorio para el país receptor. Por ejemplo, en países como Reino Unido y Estados Unidos, admiten únicamente documentos que hayan sido traducidos al idioma inglés, por lo que si va a necesitar una -legalización y apostilla- en otro idioma, debe solicitar la ayuda de un profesional certificado.
¿Dónde puede legalizar sus documentos?
Dependiendo de la naturaleza del documento es donde deberá dirigirse, a continuación, le presentaremos un resumen de algunos documentos y a las entidades donde debe realizar la gestión.
Ministerio del Poder Popular para relaciones Interiores, Justicia y Paz
El ministerio cuenta con varios entes adscritos en donde puede realizar sus trámites, pudiendo ser Judicial, Laboral, Mercantil, Civil e Identificación y Extranjería.
Sistema Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería SAIME
Estas solicitudes se realizan presencialmente ante cualquier oficina del -SAIME- y debe descargar una planilla el cual deberá llenar e imprimir y posteriormente consignar ante la oficina.
- Certificación de datos.
- Certificación de pasaporte
- Movimiento migratorio.
Servicio Autónomo de Registros y Notarías SAREN
Los documentos civiles y mercantiles, se legalizan ante el Servicio Autónomo de Registro y Notarias -SAREN- por medio citas programadas en su portal oficial. Y los documentos que se legalizan son:
- Acta de defunción.
- Acta de matrimonio.
- Acta de Nacimiento.
- Actas Constitutivas.
- Asambleas ordinarias/Extraordinarias.
- Declaraciones Juradas.
- Sentencia de Divorcio.
- Unión estable de hecho.
Estos y otros documentos también pueden ser legalizados ante el Registro Civil, Tribunales, Registro Mercantil, Registro Público, Notarias Públicas.
Legalización de documentos académicos en Venezuela
En Venezuela el -sistema educativo- lo manejan distintos ministerios, uno es para la educación inicial, básica y media y el otro ministerio es para la universitaria. Los requisitos van a variar dependiendo del trámite y ministerio.
Legalización de documentos Ministerio de Educación
Para legalizar documentos de educación básica y diversificada debes dirigirte a la -Zona Educativa- en donde cursaste estudios, los trámites son presenciales, y los documentos que puedes legalizar son:
- Título de bachiller.
- Certificación de calificaciones.
- Certificación de estudios de nivel de educación inicial.
- Constancia de prosecución en el nivel de educación inicial y educación primaria.
- Certificación de educación primaria.
También puede legalizar en la -Zona educativa- cualquier otro documento académico de interés que no aparezca en la lista.
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Se legaliza a través del sistema de Gestión de Tramites Universitarios -GTU- del ministerio de -MPPEUCT- y se realiza por medio una cita virtual. Los documentos que puede legalizar son:
- Constancia de trabajo especial de grado.
- Datos de institución universitaria.
- Diploma de honor/mención honorífica.
- Diploma mención de summa cum laude y magna cum laude.
- Equivalencia de calificaciones y notas.
- Título en pergamino.
También puede legalizar en el portal cualquier otro documento universitario de interés que no aparezca en la lista.
El proceso es semi presencial, se solicita la cita agregando los datos académicos y luego debe asistir al ministerio.
Es muy importante tomar en cuenta que los títulos en pergamino emitidos por universidades privadas comenzaron a certificarse por el sistema -GTU- desde febrero del año 2019, indiferentemente el año de graduación.
Autoridad competente para emitir la Apostilla y/o Legalización de documentos
En Venezuela, la -Ley aprobatoria del Convenio para suprimir la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros- de fecha 5 de mayo de 1998 y publicada en la Gaceta Oficial No. 36.446 expresa en su artículo 6 que la autoridad competente es el Ministerio de Asuntos Exteriores, hoy en día Ministerio de Poder Popular para las Relaciones Exteriores -MPPRE-.
Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores en Venezuela
Para los trámites debe ingresar al portal del ministerio legalizacionve por el terminal de su número de cédula y solicitar cita. Adicionalmente, el ministerio realiza procesos automáticos de documentos para emitir -Apostilla Electrónica- como por ejemplo, antecedentes penales, el cual posee un código de certificación y firma electrónica.
Todos los documentos públicos y privados deben ser emitidos por los ministerios competentes (ya previamente mencionados) para que pueda solicitar cita en el postal. Se debe tomar en cuenta que solo aceptan documentos originales y en su mayoría (no todos) piden el código de la planilla PUB.
Cita para legalización de documentos
Para ingresar al sistema, debe hacerlo por el terminal de último número de cédula:
- 0 y 1 Lunes.
- 2 y 3 Martes.
- 4 y 5 Miércoles.
- 6 y 7 Jueves.
- 8 y 9 Viernes.
- 0, 1, 2, 3 y 4 Sábado.
- 5, 6, 7, 8 y 9 Domingo.
Para la cita, debe hacer clic al enlace -Citas- y luego al botón azul que dice -Solicitar Cita-, si un representante va a la cita, debe responder a la pregunta -¿Asistirá un representante en su lugar?- responsa -si- y luego seleccione al representante legal.
A continuación, debe seleccionar el estado y la oficina correspondiente a su ubicación. Posteriormente se le va a indicar la fecha próxima de disponibilidad a la que podrá asistir, y podrá visualizar el listado de documentos a legalizar.
Por último, debe hacer clic en botón Registrar. En los siguientes días le va a llegar a su correo electrónico la fecha y oficina asignada. Cabe destacar en este punto que las citas suelen darse tras un lapso de cinco (5) días hábiles.
Si va a modificar algún documento -cargar uno nuevo o cambio de información- luego de haber pedido la cita, debe cancelar la solicitud anterior, realizar las nuevas modificaciones y solicitar una nueva cita.
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