¿Cómo hacer una nómina en excel con fórmulas?

Cómo hacer una nómina en excel: aprender este procedimiento facilita la labor de cómputos del pago a empleados o trabajadores, ya que este es un programa basado en hojas de cálculos con la posibilidad de colocar formulas en operaciones repetitivas o comunes. Aquí encontraras el paso a paso para realizar un formato de nómina muy útil en recursos humanos, así como los aspectos a tener en cuenta antes de hacer el formato.

CÓMO HACER UNA NÓMINA EN EXCEL

¿Cómo Hacer una Nómina en Excel?

El formato de una nómina contiene operaciones matemáticas, para el cálculo de lo que corresponde pagar a los empleados por su trabajo. Estas operaciones se calculan en cada uno de los empleados de una nómina, usando los mismos conceptos como variables en las fórmulas matemáticas. Los conceptos varían de un trabajador a otro ya que por ejemplo los salarios pueden ser diferentes, las deducciones también así como otras variables dentro de lo que es el área de recursos humanos.

Esta labor de cálculo repetitiva requiere de una planilla elaborada con un programa que de forma automática realice todas las operaciones con solo introducir los datos. Facilitando así el cálculo de la nómina de pago de empleados. Si bien existen en el mercado variedad de software para elaborar nóminas, estas no son gratuitas, teniendo que comprarse el derecho al uso e instalación del sistema. En tal sentido, resulta conveniente para las empresas pequeñas saber cómo hacer una nómina en excel con fórmulas ya preestablecidas.

Excel es un programa basado en hojas de cálculos que funciona con matrices de celdas.  Estas celdas pueden contener datos numéricos, de texto, combinaciones de texto y números, símbolos, etc. También las celdas pueden ser de diferentes tamaños, colores, diseños, entre otras características. Excel entonces es un programa que facilita los cálculos de una tabla o cuadro con valores numéricos y de texto. Es ideal para los cómputos de una nómina de empleados, ya que es de fácil uso y gratuito. Además la planilla de nómina, se puede modificar cuando se requiera sin tener que pagar por ello.

Aspectos a Tener en Cuenta antes de Hacer una Nómina

Al diseñar una hoja de cálculo como formato de nómina es importante saber todos los conceptos que deben incluirse para el cálculo final de lo que va a devengar por su trabajo cada empleado. Se debe tener conocimiento de las leyes civiles y laborales que rijan en el país, lo que dicta el contrato firmado con el empleado, el tipo de contrato, si es individual o colectivo, etc. Veamos a continuación algunos de estos conceptos.

 

Tipo de contrato

El contrato firmado entre un empleador y un trabajador puede ser de diferentes tipos según si es a tiempo completo, jornada parcial de trabajo, si es indefinido, o si es por un tiempo determinado, si es individual o colectivo, entre otros. Dependiendo de cada caso los aportes y retenciones contemplados en la seguridad y protección social para los empleados, van a ser calculados con diferentes porcentajes con respecto al salario bruto.

El convenio colectivo

Se debe tener muy claro todo lo acordado en el contrato colectivo, en cuanto a complementos salariales que percibirá el empleado, como primas, dietas, etc. así como las horas extras trabajadas. Todo lo estipulado en el convenio que incluya en el ingreso del empleado debe estar incluido en la planilla de nómina que se vaya a hacer en excel.

Situación personal del trabajador

En este particular se deben conocer los datos en cuanto a carga familiar, estado civil, si tiene hijos el empleado, etc. Toda esta información se debe conocer en cada uno de los empleados al momento de diseñar el formato de nómina.

Ingresos extraordinarios

Saber si estos ingresos se pagaran fraccionados o por pagos puntuales a lo largo del año. Dependiendo del caso el cálculo de base será diferente

Grupo de cotización y categoría profesional

Estos datos influyen en el cálculo de bases de cotización a la Seguridad Social. Por lo que es muy importante tenerlos en cuenta al hacer la nómina de empleados.

Bajas justificadas

Son los casos cuando empleado sale de baja, ya sea por reposo médico, por paternidad o maternidad. Estas bajas también afectan los cálculos en la nómina.

Con estos conceptos muy bien tomados en cuenta, con el conocimiento de cómo se debe hacer el cálculo en cada uno de ellos y fundamentados en las leyes pertinentes se puede elaborar una nómina en formato excel.

Cómo Hacer una Nómina en Excel Paso a Paso

Teniendo bien claro todo los conceptos que se van a incluir en la nómina, así como saber cómo es el cálculo para cada uno de ellos, de acuerdo a lo que dicta la ley. El paso siguiente es realizar un bosquejo de las columnas que va a tener la planilla de nómina a crear en excel. Es decir hacer un diseño previo, que muy bien se puede realizar a mano con lápiz y papel. Veamos ahora el paso a paso de cómo hacer una nómina en excel:

Diseñar el Encabezado de la Planilla de Nómina

Este encabezado se hace en las primeras filas de la hoja de cálculo. En esta parte de la planilla de nómina se deben colocar los datos de la empresa o empleador, tales como:

  • Logo que identifica la empresa
  • Nombre del empleador si es persona natural o nombre de la empresa si es persona jurídica
  • CIF de la empresa
  • Código de cuenta de cotización de la seguridad social
  • Datos fiscales de la empresa o persona natural
  • Otros datos que se requieran de la empresa
  • Período de liquidación: indicar fecha de inicio y fin

Crea los Bloques o Columnas

Crear todas las columnas que sean necesarias, según la cantidad de conceptos a calcular, adicional a la que contenga los nombres y apellidos de los empleados. Si realizaste un bosquejo a mano de la nómina se te facilitara esta tarea. En la primera fila y en cada columna se debe colocar el nombre o definición de la columna.

En las filas sucesivas de la columna de nombre y apellido del empleado, vaciar la identificación de cada empleado. Mientras que en las filas sucesivas del resto de columna colocar la formula correspondiente según sea el cálculo de cada concepto.

Colocar Bordes a las Columnas y las Filas

A manera de crear una separación entre columnas o filas es conveniente formatearlos con bordes. Estos se hacen demarcado el rango de la columna, botón derecho del ratón, formato de celda, escoger tipo de borde externo e interno.

Dar Color a las Casillas

Esto es más que nada para darle forma y estética a la planilla de nómina. También puede representar una forma de distinguir una columna de otra. Por lo general la primera fila de las columnas es la que se colorea. Estos se hace demarcado el rango de la fila, botón derecho del ratón, formato de celda, escoger color del relleno.

Ingresos de Datos para Verificación

Si bien excel permite la automatización de las planillas, no está exento de que pueda haber ocurrido un error al introducir una formula, valor de porcentaje, etc. Por lo que se recomienda ingresar todos los datos para verificar los resultados, si estos están debidamente calculados. De resultar todo calculado correctamente, queda lista la planilla de nómina hecha en excel.

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